Перейти до основного вмісту

Інструкція по роботі в Doc.Smart-era

Doc.Smart-Era – сервіс для обміну документами в електронному вигляді.

Все що необхідно для початку роботи та обміну з первинними документами:

  • Пройти реєстрацію в сервісі;
  • Додати вашу організацію та підтвердити КЕП (кваліфікований електронний підпис);
  • Налаштувати доступ співробітникам до організацій та роботу з документами та етапи погодження підпису.

Вхід та реєстрація

Для отримання від нас в електронному вигляді договору та первинних документів, необхідно при першому вході пройти просту реєстрацію (реєстрацію від організації або ФОП з яким будете заключення договору).

Переходите за посиланням (рекомендовано в браузері Google Chrome) та натискаєте Зареєструватися. Або ж здійснюєте перший вхід за допомогою ключа директора (кнопка ключа).

image1

Далі виконуєте наступні дії:

  1. Вкажіть прізвище директора;
  2. Вкажіть ім'я директора;
  3. Вкажіть по батькові директора;
  4. Введіть Email - пошту до якої у Вас є доступ (на неї прийде підтвердження реєстрації, та будь сповіщення про отримані документи);
  5. Створюєте пароль (від 6 символів).

Натисніть кнопку ЗАРЕЄСТРУВАТИСЯ.

image2

Після проходження реєстрації, на вказану пошту, приходить лист підтвердження, переходьте за посиланням, вводите логін та пароль який попередньо вказали.

Налаштування для початку обміну первинними документами з контрагентами. Додати організацію

Після успішного підтвердження та першого входу в doc.smart-era.ua необхідно заповнити дані юридичної особи/ФОП. Для цього в боковому меню оберіть розділ ЄДРПОУ і натисніть кнопку Створити.

image3

Вкажіть ЄДРПОУ/ІНН та натисніть на іконку кнопки Пошук.

image4

Заповніть обов'язкові поля даних по організації/ФОП. Після чого, натисніть кнопку Створити.

image5

Для підтвердження даних їх необхідно підписати ключем директора, обираєте де знаходиться ключ на вашому комп'ютері (якщо файловий - обираєте КЛЮЧ, якщо на захисному носії - обираєте НОСІЙ).

image6

Далі, оберіть центр видавача (де отримували ключ) з випадаючого списку.

image7

Вкажіть шлях до ключа та пароль від нього і натисніть кнопку ЗЧИТАТИ КЛЮЧ.

image8

Далі натисніть кнопку ПІДПИСАТИ.

image9

Завантаження уставних документів

В розділі ЄДРПОУ/ІПН під створеною організацією/ФОП натискаємо кнопку ДОДАТИ ДОКУМЕНТИ.

image10

Обираємо з випадаючого списку тип документа, завантажуємо та натискаємо зберегти.

image11

image12

Необхідно обов'язково завантажити наступні документи:

  • Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;
  • Витяг з реєстру платників ПДВ або Витяг з реєстру платників єдиного податку;
  • Для юридичних осіб, наказ про призначення директора.

Підписуєте ключем директора завантажені документи.

image13

Налаштування посади та співробітників

Щоб додати співробітників, в розділі Посади натисніть кнопку Створити.

image14

Вкажіть посаду та натисніть кнопку Створити.

image15

Для того, щоб налаштувати права для роботи з документами для співробітників, необхідно попередньо в розділі Співробітники натиснути кнопку Створити та зазначити всі дані.

image16

image17

Налаштування прав до первинних документів

В розділі Посади, в полі конкретного співробітника натисніть кнопку РЕДАГУВАТИ.

image18

Відмітьте чекбокс біля документа для співробітника та натисніть кнопку Оновити.

image19

Налаштування послідовності підпису документів

Для налаштування послідовності підпису, необхідно в розділі Тип документу на необхідному документі натиснути кнопку ДОДАТИ УМОВУ.

image20

Обираєте підпис має бути на вихідних або вихідних документах та оновити.

image21

Переключення між власними організаціями

Натиснувши на поточну організацію відкривається випадаючий список зі всіма організаціями, які додані в Doc.Smart-Era та Ви маєте доступ до них. Оберіть необхідну організацію.

image22

Завантаження та відправка документів контрагенту

Для того щоб надіслати контрагенту первинний документи, необхідно в розділі документи натиснути кнопку ДОДАТИ.

image23

Необхідно заповнити наступні поля: ім’я, дата, номер, обрати зі списку потрібний тип документа, та обрати файл який необхідно завантажити, натиснути кнопку СТВОРИТИ.

image24

Після успішного створення в нижньому правому кутку сторінки відобразиться відповідне повідомлення.

image25

Далі натискаємо кнопку ПЕРЕГЛЯНУТИ.

image26

Натискаєте кнопку ВКАЗАТИ КОНТРАГЕНТА.

image27

В полі пошук за ЄДРПОУ зазначаєте код і натисніть кнопку ЗБЕРЕГТИ.

image28

Переключаєте перемикач напроти контрагента, який має підписати документ та натисніть кнопку ЗБЕРЕГТИ.

image29

Якщо необхідно зробити вкладення до документу - натисніть кнопку ДОДАТИ.

image30

Вкажіть шлях до файлу і натисніть кнопку ЗБЕРЕГТИ.

image31

image32

Після чого натисніть кнопку НАДІСЛАТИ та підтвердьте операцію натиснув кнопку ПІДТВЕРДИТИ.

image33

image34

Після відправки, на екран виводить сповіщення про статус відправки, також праворуч можна переглянути послідовність дій по документу.

image35