Інструкція по роботі в Doc.Smart-era

Doc.Smart-Era – сервіс для обміну документами в електронному вигляді.

Все що необхідно для початку роботи та обміну з первинними документами:

Пройти реєстрацію в сервісі;
Додати вашу організацію та підтвердити КЕП (кваліфікований електронний підпис);
Налаштувати доступ співробітникам до організацій та роботу з документами та етапи погодження підпису.

Вхід та реєстрація

Для отримання від нас в електронному вигляді договору та первинних документів, необхідно при першому вході пройти просту реєстрацію (реєстрацію від організації або ФОП з яким будете заключення договору).

Переходите за посиланням (рекомендовано в браузері Google Chrome) та натискаєте Зареєструватися. Або ж здійснюєте перший вхід за допомогою ключа директора (кнопка ключа).

Далі виконуєте наступні дії:

Вкажіть прізвище директора;
Вкажіть ім'я директора;
Вкажіть по батькові директора;
Введіть Email - пошту до якої у Вас є доступ (на неї прийде підтвердження реєстрації, та будь сповіщення про отримані документи);
Створюєте пароль (від 6 символів).

Натисніть кнопку ЗАРЕЄСТРУВАТИСЯ.

Після проходження реєстрації, на вказану пошту, приходить лист підтвердження, переходьте за посиланням, вводите логін та пароль який попередньо вказали.

Налаштування для початку обміну первинними документами з контрагентами. Додати організацію

Після успішного підтвердження та першого входу в doc.smart-era.ua необхідно заповнити дані юридичної особи/ФОП. Для цього в боковому меню оберіть розділ ЄДРПОУ і натисніть кнопку Створити.

Вкажіть ЄДРПОУ/ІНН та натисніть на іконку кнопки Пошук.

Заповніть обов'язкові поля даних по організації/ФОП. Після чого, натисніть кнопку Створити.

Для підтвердження даних їх необхідно підписати ключем директора, обираєте де знаходиться ключ на вашому комп'ютері (якщо файловий - обираєте КЛЮЧ, якщо на захисному носії - обираєте НОСІЙ).

Далі, оберіть центр видавача (де отримували ключ) з випадаючого списку.

Вкажіть шлях до ключа та пароль від нього і натисніть кнопку ЗЧИТАТИ КЛЮЧ.

Далі натисніть кнопку ПІДПИСАТИ.

Завантаження уставних документів

В розділі ЄДРПОУ/ІПН під створеною організацією/ФОП натискаємо кнопку ДОДАТИ ДОКУМЕНТИ.

Обираємо з випадаючого списку тип документа, завантажуємо та натискаємо зберегти.

Необхідно обов'язково завантажити наступні документи:

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;
Витяг з реєстру платників ПДВ або Витяг з реєстру платників єдиного податку;
Для юридичних осіб, наказ про призначення директора.

Підписуєте ключем директора завантажені документи.

Налаштування посади та співробітників

Щоб додати співробітників, в розділі Посади натисніть кнопку Створити.

Вкажіть посаду та натисніть кнопку Створити.

Для того, щоб налаштувати права для роботи з документами для співробітників, необхідно попередньо в розділі Співробітники натиснути кнопку Створити та зазначити всі дані.

Налаштування прав до первинних документів

В розділі Посади, в полі конкретного співробітника натисніть кнопку РЕДАГУВАТИ.

Відмітьте чекбокс біля документа для співробітника та натисніть кнопку Оновити.

Налаштування послідовності підпису документів

Для налаштування послідовності підпису, необхідно в розділі Тип документу на необхідному документі натиснути кнопку ДОДАТИ УМОВУ.

Обираєте підпис має бути на вихідних або вихідних документах та оновити.

Переключення між власними організаціями

Натиснувши на поточну організацію відкривається випадаючий список зі всіма організаціями, які додані в Doc.Smart-Era та Ви маєте доступ до них. Оберіть необхідну організацію.

Завантаження та відправка документів контрагенту

Для того щоб надіслати контрагенту первинний документи, необхідно в розділі документи натиснути кнопку ДОДАТИ.

Необхідно заповнити наступні поля: ім’я, дата, номер, обрати зі списку потрібний тип документа, та обрати файл який необхідно завантажити, натиснути кнопку СТВОРИТИ.